In het Nationaal Archief heerst Het Systeem

[Lily]

Een artikel in de Volkskrant over de bureaucratie in het Nationaal Archief.

Log alstublieft in om de link te kunnen zien.

Groetjes,

Lily

[Gabor]

Heb je de reacties op het artikel eronder ook gelezen??

[Gast Kèren]

Ja ik wel, Gabor en het geeft aan dat er duidelijk verschil in beleefdheid zit van beveiliging en personeel. Maar is dat niet een beetje de maatschappij van vandaag?  In hoe we elkaar benaderen, iets wat we overigens niet hoeven te accepteren.

Nu kan beveiliging behoorlijk irritant zijn, en sommige beveiligers flippen op de "macht" die ze hebben, maar mijn ervaringen in het NA zijn over het algemeen positief te noemen. Ja het is verdraaid vervelend al die checks, zie het echter niet als persoonlijk en "onderga het gelaten". Het is nodig op vliegvelden en het is ook nodig in archieven helaas.

Dat gezegd, als ze je onheus bejegen, dien dan een klacht in bij de juiste persoon ipv een hoogdravend stukje te plaatsen. Ze moest ongetwijfeld haar frustratie kwijt, maar ja, dat is niet altijd de juiste weg. Verder had ik graag de andere kant van het verhaal in het stukje teruggezien....

Groeten

[Lily]

Ja, Gabor en zoals altijd komen er positieve of negatieve reaties op zo'n artikel.

Regels moeten er beslist zijn als je ziet wat er de afgelopen jaren gestolen is uit de archieven

Log alstublieft in om de image te kunnen zien.

/emoticons/default_thumb_down.gif" alt="^ss">.

Waar ik het wel mee eens ben, is de houding van archiefmedewerkers.

Nu heb ik geen ervaring met die van het Nationaal Archief na de invoering van de huidige huisregels.

Wel vond ik er een paar behoorlijk chagrijnig, maar niet iedereen heeft plezier in zijn/haar werk...

Maar in andere archieven ben ik er wel eens een paar tegengekomen, waarvan ik dacht: die moeten ze opbergen in het archief!

En dat mogen de medewerkers van de archieven best weten denk ik.......

Groetjes,

Lily

[Petra]

Ja het is verdraaid vervelend al die checks, zie het echter niet als persoonlijk en "onderga het gelaten". Het is nodig op vliegvelden en het is ook nodig in archieven helaas.

Kèren, is al die sores daar inderdaad ècht nodig?  Met extreem strakke regels open je de deur voor zoveel machtswellust, frustratie en doodgewone onbeschoftheid. Van insiders hoor ik bovendien al jarenlang, dat niet zozeer de bezoekers voor het verlies van archiefstukken zorgden, maar het personeel. Doorgaans een grote, vlottende bevolking met (voorheen) dienstweigeraars, later mensen in regelingen, uitzendkrachten en altijd natuurlijk de profiteurs en de handige jongens... Die vinden altijd wel een gaatje.

Bij de ingezonden brieven in de Volkskrant, een dag later, stond een verhaal van mensen die maar 5 kopieën per bezoek mochten laten maken. Structureel. Geen uitzonderingen mogelijk, dan kom je maar 25 keer terug. Zo circuleren er tientallen ervaringen, en daar zijn maar héél weinig positieve onder.

[Ludmilla]

De reacties gaan hoofdzakelijk over de gewijzigde/aangescherpte regels, die dateren al vanaf 2006 !! Daar kun je over vallen of niet. De meesten hebben daar ook wel begrip voor maar vragen zich af of het voor de gebruiker wel efficient is. Klachtenformulieren zijn ter plaatse in te vullen.

Iets anders is het aantal te verstrekken kopieën, nergens kan ik daar een maximum van vinden.

Optie is een eigen fototoestel waarvan het gebruik is toegestaan.

Ook op

Log alstublieft in om de link te kunnen zien.

wordt er over gesproken, in discussie of met begrip. Belangrijk daarin is de reactie van het Nationaal Archief:

Veel archiefgebruikers, bezoekers van het Nationaal Archief en anderen, hebben de afgelopen week op dit forum gereageerd op het studiezaalreglement voor de bezoekers van het Nationaal Archief dat per 1 augustus jl. van kracht is geworden. Net als veel van mijn collega’s heb ik de discussie hierover gevolgd en ik stel vast dat de meningen uiteenlopen. Ter verheldering lijkt het me een goede zaak om hier kort uiteen te zetten wat het Nationaal Archief precies heeft gedaan en waarom.

Met ingang van 1 augustus vraagt de instelling aan iedere bezoeker om schriftelijk akkoord te gaan met het studiezaalreglement. Dit reglement is er om twee redenen, namelijk om te zorgen dat er een prettig werkklimaat ontstaat in de studiezaal waarin onderzoekers ongestoord en in alle rust hun onderzoek kunnen doen, en ter bescherming van de archievencollectie. Het reglement bestaat grotendeels uit reeds bestaande huisregels. Zo is mobiel telefoneren in de studiezaal verboden, evenals eten en drinken en roken. Ook mag de jas en de tas niet mee naar binnen. Voor veel archiefgebruikers zijn dit regels die voor zich spreken. Bezoekers die voor het eerst bij het Nationaal Archief komen,  werd deze huisregels tot nu toe mondeling medegedeeld. Pictogrammen bij de entree van het gebouw en de studiezaal maakten duidelijk wat wel en niet is toegestaan.

Helaas heeft de instelling de afgelopen jaren vastgesteld dat bezoekers de huisregels onvoldoende naleven. Mobiele telefoons worden niet uitgezet, flesjes frisdrank en tassen werden meegenomen in de studiezaal, ondanks herhaald verzoek. Dit is voor ons aanleiding geweest om de bestaande huisregels op schrift te stellen en die bij iedereen opnieuw onder de aandacht te brengen. Dit is wat er vanaf 1 augustus gebeurt: iedere bezoeker wordt gevraagd een registratieformulier in te vullen. Door het formulier te ondertekenen gaat de bezoeker akkoord met het studiezaalreglement. Het Nationaal Archief is een klantvriendelijke en professionele instelling; het zichtbaar maken van het studiezaalreglement hoort daar bij.

  Terwijl het Nationaal Archief als professioneel erfgoedbeheerder iedereen in de gelegenheid stelt om zijn collectie te raadplegen, heeft de instelling tegelijk de plicht om zijn collectie compleet en in goede staat te houden voor de huidige èn voor de toekomstige generaties. Het studiezaalreglement bevat daarom ook drie nieuwe regels die ervoor moeten zorgen dat de archievencollectie beter is beschermd tegen vermissing of diefstal. Voortaan is alleen een schrijfblok op A-5 formaat (of kleiner) toegestaan, A-4 formaat dus niet meer; ten tweede mogen boeken en toegangen alleen met toestemming mee worden genomen en ten derde zijn persoonlijke bezittingen alleen toegestaan in een doorzichtig tasje dat bij de receptie te krijgen is. De brillenkoker en het pennenetui blijven dus in het kluisje samen met de tas en de overjas. Sommige archiefgebruikers op dit forum geven aan deze regels onlogisch of overdreven te vinden, anderen vinden ze lang niet ver genoeg gaan. Het Nationaal Archief ziet de drie regels als een stap om zijn unieke en dus onvervangbare stukken in de studiezaal beter te beschermen.

We hopen hiermee de kans zo klein mogelijk te maken dat studiezaalbezoekers in de verleiding komen archiefstukken te ontvreemden. Feit is dat de Nederlandse archiefinstellingen de afgelopen jaren geconfronteerd zijn met diefstal. De zaak met de  (VOC)-waardepapieren ligt nog vers in het geheugen. Daarbij komt dat archiefstellingen zich steeds duidelijker presenteren als instellingen met een waardevolle cultuurhistorische collectie, waardoor mensen zich bewust worden van de waarde. Wij zijn van mening dat het beter is nu op deze ontwikkeling te anticiperen dan spijt te hebben niet eerder te zijn opgetreden. Natuurlijk kan de instelling nog andere, strengere regels invoeren zoals bij het Nationaal Archief in Londen en in Washington waar de bezoeker zijn tas altijd moet openen en waar hij langs beveiligingspoortjes moet lopen zoals in een warenhuis. Het Nationaal Archief hecht er zeer veel belang aan dat mensen zich prettig voelen in de studiezaal en daarom willen we hen zoveel mogelijk tegemoet komen. Dat is de reden dat bezoekers die de afgelopen twee weken geen A-5 blocnote bij zich hadden er een gratis kregen bij de receptie. En wie aangeeft absoluut niet zonder boeken te kunnen krijgt dispensatie. De camera mag ook meegenomen worden in de studiezaal om zelf stukken te fotograferen, dit kan op een afgesproken moment. Op alle andere momenten mag de camera niet ‘aan’ zijn, zodat andere bezoekers er geen last van hebben. Medewerkers en beveiligingspersoneel zullen erop toezien dat het studiezaalreglement gehandhaafd wordt. Ook dit hoort bij een klantvriendelijk optreden.

  Deze toelichting verheldert hopelijk wat er precies is veranderd en waarom. Daarnaast zou ik nog iets willen zeggen over de invoering van het studiezaalreglement op 1 augustus. De invoering is, helaas, niet goed verlopen. Er was niet voorzien dat bezoekers met een lange wachttijd te maken zouden krijgen. Als de invoering tijdig was aangekondigd hadden mensen hier beter rekening mee kunnen houden. Wij vinden dit vervelend en betreuren dit. Ook had het Nationaal Archief de gebruikersraad in de voorbereiding moeten betrekken, wat nu niet is gebeurd. De deelnemers zijn inmiddels uitgenodigd voor een gesprek. Deze les zullen we zeker ter harte nemen bij toekomstige plannen.

Sommige archiefgebruikers geven aan moeite te hebben met de toonzetting in het studiezaalreglement, die zou ‘te hard’ zijn. Misschien dat mensen er minder moeite mee hebben als ze dit reglement beschouwen als de leveringsvoorwaarden bij een gekocht product. Ons inziens is de toon niet zo zeer hard als wel zakelijk: kort maar krachtig staat daarin wat je als gebruiker mag verwachten. In de brochure ‘Welkom in de studiezaal’ die alle nieuwe bezoekers ontvangen wordt het reilen en zeilen uitgebreid en gebruiksvriendelijk uiteengezet. Met de uitreiking, tot slot, van de brochure ‘Begrippenlijst’ hopen we de bezoeker compleet te informeren zodat hij bij ons met veel plezier zijn archiefonderzoek blijft doen. 

Namens het Nationaal Archief, 

Suzanne Barbier, communicatiemedewerker

Ook hier zie je weer de openheid en transparantie die door de gebruiker wordt gemist. Het Nationaal Archief heeft de grootste zeggenschap op dit moment, zie de informatie en discussies bij het onderwerp WieWasWie, waarin het NA samenwerkt met de Regionale Archieven.

Er wordt hard gewerkt aan het E-depot, het beschikbaar stellen van documenten via internet. Ik volg die ontwikkeling en las in

Log alstublieft in om de link te kunnen zien.

dat onlangs is ondertekend in een convenant:

De manier waarop de organisatie in het licht van de visie en de missie de kennis, kwaliteiten en energie van de medewerkers maximaal benut.

Hen inspireert en in de gelegenheid stelt tot het maximaal ontwikkelen en benutten van hun competenties.

De manier waarop medewerkers erkenning, respect en waardering krijgen voor hun inzet, de behaalde resultaten en hun bijdragen aan verbetering en vernieuwing.

In ALLE gevallen, studiezaal én E-dopot, binnenkort WieWasWie, blijft klantvriendelijkheid het toverwoord, zowel in toegankelijkheid als persoonlijk contact. Alles valt en staat met de motivatie door de directie/bestuur, de competenties van de medewerkers en het handhaven daarvan.

Het Nationaal Archief probeert klantvriendelijk te zijn, maar ik hoop toch echt niet dat ze er van uitgaan dat we allemaal Leo heten:

[Ludmilla]

Veel inhoudelijke punten uit de discussie op het Archiefforum dateren dus uit 2006 en zullen zijn verouderd.

De studiezaal is onlangs verbouwd en opnieuw ingedeeld waardoor veel is verbeterd.

Hier kunt u meer vinden over onderzoek bij het Nationaal Archief

Log alstublieft in om de link te kunnen zien.

Hier staan het Studiezaalreglement van het NA

Log alstublieft in om de link te kunnen zien.

Punten van kritiek over klantvriendelijkheid zouden in 5 jaar verbeterd moeten zijn.

[Lily]

Het Nationaal Archief probeert klantvriendelijk te zijn, maar ik hoop toch echt niet dat ze er van uitgaan dat we allemaal Leo heten:

Wat een afschuwelijke filmpjes

Log alstublieft in om de image te kunnen zien.

/emoticons/default_contemplating5.gif" alt="*7^">

Dat toontje....brrrr

Groetjes,

Lily

[Ozlady]

Wees maar niet bang Lily .. die filmpjes waren gericht op kleuters .. voor de volwassenen moeten er vast andere filmpjes zijn .. 

Log alstublieft in om de image te kunnen zien.

/emoticons/default_smiley_lollegs.gif" alt="B-14">

Sylvia

[Gast Kèren]

Kèren, is al die sores daar inderdaad ècht nodig?  Met extreem strakke regels open je de deur voor zoveel machtswellust, frustratie en doodgewone onbeschoftheid. Van insiders hoor ik bovendien al jarenlang, dat niet zozeer de bezoekers voor het verlies van archiefstukken zorgden, maar het personeel. Doorgaans een grote, vlottende bevolking met (voorheen) dienstweigeraars, later mensen in regelingen, uitzendkrachten en altijd natuurlijk de profiteurs en de handige jongens... Die vinden altijd wel een gaatje.

Hallo Petra,

Op de vliegvelden is die sores inderdaad ècht nodig, dat heeft zich genoeg bewezen.

Je tweede zin, over de machtswellust etc kan ik alleen maar onderschrijven, het komt veel voor, sterker nog er schijnen binnen de beveiliging zelf nogal wat diefstallen van personeelsleden zelf voor te komen. En ja personeel kan dus een risico vormen.

Schrikt het af, al die beveiliging, jazeker. Houd je alle diefstallen tegen, nee absoluut niet.

Dat van die beperkte kopieën per dag is natuurlijk volgslagen belachelijk!! En is in mijn ogen ook in strijd met waar een archief voor staat. Is dat willekeur of personeelstekort, maakt niet uit eigenlijk, dit mag gewoonweg niet gebeuren!

Overigens is het gebruik van een fototoestel in het NA, maar beperkt toegestaan en aan allerlei regeltjes onderhevig. Teveel moeite voor de doorsnee onderzoeker.

De filmpjes heb ik niet kunnen afkijken, jakkie wat een kinderachtig gedoe, zeg!